Il datore di lavoro deve consegnare ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto in cui siano indicati il nome, il cognome, la qualifica professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri elementi che, comunque, compongono la retribuzione corrisposta, nonché le trattenute in dettaglio (art. 1 della L. 5.1.53 n. 4; circ. Min. Lavoro 20.10.53 n. 119; circ. Min. Lavoro 15.3.2000 n. 14; Lettera circ. Min. Lavoro 23.10.2007 n. 13649).
Il prospetto deve essere predisposto e anche nel caso delle società cooperative per gli operai ausiliari che per i propri soci dipendenti.
Esistono diversi formati della busta paga, che in ogni caso devono contenere i dati previsti dalla Legge e dalla contrattazione collettiva applicabile.
Consegna
La consegna della busta paga deve avvenire contemporaneamente alla corresponsione della retribuzione (art. 3 della L. 4/53) e può essere effettuata con le seguenti modalità.
| Modalità di consegna | Osservazioni |
| A mano | Il datore di lavoro trattiene una copia sottoscritta dal lavoratore a testimonianza dell’avvenuta consegna |
| A mezzo posta elettronica certificata | A condizione che il lavoratore sia in possesso di una PEC. Attraverso questo sistema è garantita l’effettività della consegna, ma è onere del datore di lavoro mettere a disposizione del lavoratore idonee tecnologie (interpello Min. Lavoro 11.2.2008 n. 1). |
| A mezzo email (non certificata) | È possibile inviare il prospetto paga presso l’indirizzo intestato al lavoratore, purché protetto da password. In tale circostanza il datore di lavoro deve attivarsi con mezzi idonei al fine di dimostrare l’avvenuta consegna. |
| A mezzo caricamento su server | L’invio viene effettuato da parte del datore di lavoro privato in un’area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato (a mezzo password), garantendo l’utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l’assegnazione di apposita password o codice segreto personale (interpello Ministero del Lavoro 30.5.2012 n. 13). |
Le varie modalità devono garantire il rispetto della normativa in materia di privacy.
Firma del lavoratore
La firma apposta dal lavoratore sulla busta paga non costituisce prova dell’avvenuto pagamento dello stipendio (art. 1 co. 912 della L. 27.12.2017 n. 205), dimostrando soltanto la consegna (Cass. 6.9.2018 n. 21699).
Tracciabilità del pagamento
L’art. 1 co. 910 della L. 205/2017 ha disposto l’obbligo, dall’1.7.2018, di tracciabilità del pagamento degli stipendi, salvo i casi previsti per specifici rapporti di lavoro (v. Conto corrente).
Sanzioni
La mancata consegna della busta paga o il ritardo nella consegna stessa, o nel caso di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte sul prospetto paga, è applicabile il seguente sistema sanzionatorio (art. 5 della L. 4/53), come modificato dall’art. 22 co. 7 del DLgs. 14.9.2015 n. 151:
- sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro se l’irregolarità riguarda fino a 5 lavoratori;
- se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori, ovvero a un periodo superiore a sei mesi, la sanzione va da 600 a 3.600 euro;
- se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori, ovvero a un periodo superiore a dodici mesi, la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.